Efter generalforsamlingen sidste år trådte 5 nye medlemmer til bestyrelsen, da ingen medlemmer af den tidligere bestyrelse ønskede at fortsætte. Vi har afholdt 5 møder i løbet af året, og referaterne kan findes på hjemmesiden. Søren Thestrup blev konstitueret som formand, og Anders Rønnebæk som kasserer. Bestyrelsen fokuserede på at sikre en glidende overdragelse fra den tidligere bestyrelse og danne et overblik over bestyrelsesarbejdet, samtidig med at vi holdt foreningens omkostninger på et minimum på grund af et stramt budget. Desuden har de væsentlige opgaver i året været at indgå aftaler med nye leverandører af græsslåning samt vinterberedskab.
Foreningen har i øjeblikket 33 betalende medlemmer fra 34 grunde. Den sidste grund står fortsat ubebygget.
Herunder er en hurtig oversigt over de væsentlige emner fra året. Dernæst er der yderligere detaljer om nogle udvalgte emner. Til sidst opsummeres beretningen i konklusioner og fremtidsperspektiver.
Underskud og uforudsete udgifter i årsregnskabet 2022
Vi havde et underskud på 10.552 kr. i det forgangne år, til trods for vores bestræbelser på at spare og undlade at gennemføre et anlægsprojekt til en værdi af 30.000 kr. De primære årsager var en betydelig omkostning til hegnsbeskæring, der var overset i budgettet, og en uforudset udgift i forbindelse med vinterberedskab fra regnskabsåret 2021. Yderligere detaljer om årsagerne kan findes længere nede i beretningen.
Bestyrelsen vælger billigste tilbud på græsslåning, og udelader yderligere services for at spare på omkostninger
Efter at vores tidligere leverandør opsagde samarbejdet, har bestyrelsen valgt den billigste leverandør, Hans Have, til at slå græsset på de grønne områder. For at spare omkostninger udelades yderligere services, men bestyrelsen opfordrer medlemmerne til at deltage i vedligeholdelsen af de grønne områder på en fælles “Grøn Dag”. Alternativt vil grundejerforeningen skulle acceptere en større omkostning til vedligeholdelse af grønne områder. Læs flere detaljer længere nede i beretningen.
HedeDanmark er ny leverandør af vinterberedskab
Efter at vores tidligere leverandør opsagde samarbejdet, har bestyrelsen sammen med 4 andre lokale grundejerforeninger indgået en aftale med HedeDanmark om vinterberedskab. Trods enkelte udfordringer med snerydning af skolestien, er bestyrelsen tilfreds med samarbejdet og forventer at forny aftalen til næste vintersæson. Yderligere information kan læses længere nede i beretningen.
Oprensning af regnvandsbassin forventes gennemført i vinteren 2023/24
Oprensningen af regnvandsbassinet blev alligevel ikke til noget den forgangne sæson grundet manglende kommunalt budget. Det forventes nu at blive udført i vinteren 2023/24, og yderligere detaljer kan læses længere nede i beretningen.
Endelig afslutning på asfaltarbejdet omkring græs-øerne
I sommer blev der udført udbedring af asfalten omkring græs-øerne, hvor NCC fjernede gammel asfalt i en bredde på 60 cm og erstattede det med ny asfalt. Dette forventes at afslutte de seneste års arbejde med asfalt omkring ø’erne.
Beskærring af hegn blev foretaget som vanligt hvert tredje år
I sensommeren 2022 blev hegn mellem Odins Ager og Grundejerforeningen Goldbækparken beskåret, som det sker hvert tredje år, i et samarbejde med bestyrelsen i Grundejerforeningen Goldbæk.
MobilePay implementeret til kontingentbetaling med succes
Sidste år implementerede vi MobilePay som betalingsmetode for kontingent, som har været en succesfuld løsning idet mange af medlemmerne har benyttet den. Vi ønskede at lette betalingsprocessen og minimere antallet af påmindelser, og MobilePay har hjulpet med at opnå dette mål.
Opbevaring af foreningens telt og trailer er sikret for nu. Udlejning af teltet udebliver.
Vi har opbevaret foreningens trailer med telt hos Jens Thestrup, Søren Thestrups far, i Over Jerstal ved Vojens mod betaling i vin, men har ikke haft nogen udlejning i sæsonen. Bestyrelsen har ikke formuleret nogen lejevilkår eller praktisk information vedrørende udlejning, men vi vil tage dette med i overvejelserne fremadrettet, og eventuelt uddelegere opgaven til medlemmer uden for bestyrelsen.
Sikkerheden øges ved opsætning af sponsoreret redningskrans ved søen
Bestyrelsen har taget initiativ til at øge sikkerheden for områdets brugere ved at få sponsoreret en redningskrans af Trygfonden til at hænge ved søen. Redningskransen og stolpen er blevet modtaget og vil blive opstillet, muligvis på et kommende “Grøn Dag” arrangement.
Samarbejde mellem lokale grundejerforeninger om forebyggelse af tyveri
Sidste år var der en stigning i antallet af indbrud i vores lokalområde, hvilket øgede bekymringen blandt beboerne. Derfor mødtes formændene fra lokale grundejerforeninger for at diskutere tiltag til at forebygge tyverier, og Odins Ager var også repræsenteret. En af de succesfulde tiltag var at etablere en turnusordning for nattepatruljer, og vi vil gerne rette en stor tak til de medlemmer, der har påtaget sig mange nattevagter! Vi har også spredt budskabet om medlemskab af Nabohjælp, og det har været en succes med mange her på Odins Ager, der er blevet tilmeldt.
Arbejde med vedtægter for vejfond på kommende generalforsamling
I løbet af 2022 har bestyrelsen diskuteret emner vedrørende vores vejfond, som blev etableret på den stiftende generalforsamling i 2016 med det formål at lette byrden på det enkelte medlem, når foreningen skal finde midler til at udlægge et nyt slidlag på vejen. Vi har i den forbindelse konstateret, at der ikke findes nogen detaljeret beskrivelse eller vedtægter for denne vejfond, og vi vil derfor arbejde på at fastsætte vedtægterne til endelig godkendelse på næste års generalforsamling.
Underskud og uforudsete udgifter i årsregnskabet 2022
Selvom vi gjorde en indsats for at spare penge i det forgangne år, endte vi alligevel med et underskud på 10.552 kr. Det er værd at bemærke, at vi ikke afholdt omkostningerne på 30.000 kr., som var afsat til projektet “etablering af en brugbar græsplæne med bøgepur til fodbold”. Hovedårsagen til vores underskud kan findes under posten “vedligeholdelse af fællesarealer”, hvor budgettet var på 55.000 kr. Af dette beløb var de 30.000 kr. afsat til fodboldprojektet, som vi ikke har gennemført. I stedet var vi nødt til at bruge pengene på at beskære hegnet mellem Odins Ager og Goldbæk, en omkostning på 33.619 kr., som desværre var blevet overset i budgettet for 2022. Vi ved, at denne omkostning opstår hvert tredje år og har derfor indarbejdet et beløb svarende til en tredjedel af omkostningen hvert år i det nye budget for 2023, så vi kan spare op til den betydelige omkostning, når den skal afholdes igen om to år.
Derudover havde vi en ekstra udgift på 10.500 kr. til vinterberedskab, som ikke var inkluderet i budgettet for 2022 og som dækkede december 2021. Det skal dog nævnes, at omkostningerne til vinterberedskab for december 2022 er inkluderet i regnskabet for 2022. Med andre ord betyder det, at vi i regnskabsåret 2022 havde ekstra omkostninger vedrørende december 2021, mens regnskabsåret 2023 kun vil have omkostninger, der vedrører dette år.
Bestyrelsen vælger billigste tilbud på græsslåning, og udelader yderligere services for at spare på omkostninger
På sidste års generalforsamling blev det meddelt, at Christiansfeld Multiservice ikke længere ville vedligeholde vores grønne områder, og derfor skulle vi finde en ny leverandør. I bestyrelsen diskuterede vi forventningerne til en ny leverandør og blev enige om at holde omkostningerne og servicen på et minimum for at overholde budgettet. Vi var opmærksomme på, at priserne fra vores tidligere leverandør var væsentligt billigere end, hvad vi kunne forvente af en ny leverandør.
Vi modtog to tilbud fra Hans Have og Søren Nørskov og valgte Hans Have, da vi vurderede, at han var den billigste og samtidig virkede som en ildsjæl, hvor vi kunne se potentiale for et godt samarbejde. For at holde omkostningerne nede, har Hans Have alene fået til opgave at slå vores græs, men ikke områderne foran de enkelte parceller. Vi har desuden udeladt services såsom klipning af hæk, sprøjtning, gødning, flisudlægning og vedligehold af stier.
Vi er tilfredse med Hans’ arbejde i den foregående sæson, og derfor har vi valgt at forny aftalen med ham for den kommende sæson. Aftalen indebærer 20 græsslåninger i alt, men kun 10 ved læhegnet, mellem den 1. april og den 15. oktober 2023. Hvis vi ønsker yderligere services som gødning eller ukrudtsbekæmpelse, skal dette tages op under budgetdrøftelserne, da der ikke er afsat midler til disse ydelser i øjeblikket.
Vedligeholdelsen af andre grønne områder, såsom hække ved affaldsstationerne og flisudlægning, anbefaler bestyrelsen, at vi selv tager os af på en fælles “Grøn Dag”. Vi vil diskutere dette i detaljer senere på mødet, og vi opfordrer medlemmerne til at deltage aktivt og hjælpe til med at vedligeholde vores grønne områder.
HedeDanmark er ny leverandør af vinterberedskab
Da Hoppes Anlæg opsagde samarbejdet med os som leverandør af vinterberedskab, var bestyrelsen nødt til at finde en ny leverandør før den igangværende vintersæson. Derfor samarbejdede repræsentanter fra flere lokale grundejerforeninger, herunder Thors Ager, Frejas Ager, Goldbækparken og Idylvænget, med Odins Ager for at afdække markedet og indhente tilbud fra fem potentielle leverandører, med henblik på at indgå en samlet aftale i alle grundejerforeningerne med en fælles leverandør for at opnå bedre priser og effektivitet.
Efter en grundig vurdering besluttede repræsentanterne sig for at anbefale at indgå en aftale med HedeDanmark, som blev vurderet til at være den bedste og mest omkostningseffektive løsning for alle de involverede foreninger. Bestyrelsen besluttede herefter at acceptere tilbuddet. Aftalen med HedeDanmark kunne indgås med en variabel eller en fast-pris model, og bestyrelsen besluttede at indgå en variabel prismodel, idet det på den lange bane formodes at være billigst. Grundejerforeningen betaler for hver udkørsel og et månedligt gebyr i vintermånederne, og prisen er samlet set ikke meget dyrere end i aftalen med den tidligere leverandør.
Det kan også oplyses, at vi nu selv er ansvarlige for snerydning og saltning af skolestien mellem Goldbæk Parken og Frejas Ager, mens kommunen fortsat rydder stien ved Goldbækparken. Forskellen skyldes, at stien ved Goldbækparken er kommunens grund, mens stien på Odins Ager faktisk er grundejerforeningens egen.
Bestyrelsen er tilfreds med den aftale, der er indgået med HedeDanmark, og kommunikationen med dem har været god, selvom der har været enkelte tilfælde, hvor stien ikke er blevet ryddet eller saltet tilfredsstillende. På nuværende tidspunkt forventes det, at aftalen med HedeDanmark vil blive fornyet til næste vintersæson. Bestyrelsen vil dog fortsat være opmærksom på vinterberedskabet og løbende evaluere aftalen.
Oprensning af regnvandsbassin forventes gennemført i vinteren 2023/24
Regnvandsbassinet i grundejerforeningen ser uvedligeholdt ud med et synligt rør, som ikke er tildækket, selvom bassinet skal se naturligt ud. Blue Kolding er ansvarlig for drift og oprensning, mens grundejerforeningen kan stå for daglig vedligeholdelse. Det var forventet at Blue Kolding kunne sikre en oprensning og pyntning af røret ved bassinet i november og december sidste år. I november 2022 oplyser Blue Kolding desværre, at stigende energipriser har gjort, at de ikke har budget til dette alligevel.
Et nyt kommunalt budget for 2023 inkluderer oprensning af grundejerforeningens bassin. Arbejdet med oprensning forventes at pågå i løbet af vinteren 2023/24, hvis myndighedernes godkendelse finder sted. Blue Kolding forventer ikke nogen udfordringer med godkendelsen. Ansøgningen behandles i løbet af sommeren.
Konklusion og fremtidsperspektiver
Bestyrelsens årsberetning viser et travlt og udfordrende år med mange opgaver og uforudsete udgifter. Vi har formået at tackle disse udfordringer, samtidig med at vi har holdt foreningens omkostninger på et minimum. Vi har haft et godt samarbejde med vores nye leverandører af græsslåning og vinterberedskab, og vi er tilfredse med deres arbejde i den forgangne sæson. Selvom vi har haft et underskud i årsregnskabet, har vi indarbejdet en løsning for at undgå dette i fremtiden.
Vi ser frem til den kommende sæson, og vi vil fortsat arbejde for at sikre et godt og trygt miljø i Odins Ager. Vi vil arbejde på at fastsætte vedtægterne for vores vejfond og fortsætte samarbejdet med andre lokale grundejerforeninger.
Til sidst vil vi gerne takke alle medlemmerne for deres støtte og samarbejde i det forgangne år og ønske alle en god kommende sæson på Odins Ager.
Med venlig hilsen,
Bestyrelsen i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding