Se referat fra generalforsamlingen her.
Kære alle grundejere i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding,
Vi indkalder hermed til den ordinære generalforsamling i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding, som afholdes d. 21. marts kl. 19:00-21:00 på Skoletorvet på Dalby Skole. Generalforsamlingen er en afgørende begivenhed, da den giver medlemmerne mulighed for at træffe vigtige beslutninger om foreningens fremtid og sikre, at den fortsat drives på en ansvarlig og fornuftig måde til gavn for alle medlemmer.
Dagsordenen for generalforsamlingen er følgende:
- Valg af dirigent, referent og to stemmetællere
- Bestyrelsens beretning om det forløbne år. Se beretningen her.
- Aflæggelse af regnskab, underskrevet af revisor og bestyrelsen
- Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent
- Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
- Valg af revisor og revisorsuppleant
- Eventuelt
Materiale til punkt 3 vedrørende aflæggelse af regnskab
Til dette punkt kan vi oplyse, at revisor Claus Boisen har godkendt regnskabet. En PDF-fil med det godkendte regnskab er tilgængelig via følgende links:
Bestyrelsens beslutningsoplæg
Bestyrelsen har ingen beslutningsoplæg på dagsordenen i år.
Medlemmernes forslag
Vi opfordrer medlemmerne til at indsende forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, senest den 13. marts kl. 19:00, altså 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Forslagene kan sendes til bestyrelsens mailadresse: bestyrelsen@odinsager.dk. Dette følger vedtægternes krav om rettidigt indkomne forslag, og giver bestyrelsen tid til at forberede og inkludere forslagene på dagsordenen for generalforsamlingen. Vi vil gerne opfordre alle medlemmer til at benytte denne mulighed for at deltage aktivt i beslutningsprocessen for foreningen.
Forhold vedrørende budget og kontingent
I forbindelse med punkt 5, hvor vi vedtager budget og fastsætter kontingent, har bestyrelsen forberedt et budget, som kan tilgås her. Vi vil bl.a. gerne informere om følgende forhold:
Grønne arealer: I bestyrelsen har vi besluttet at lægge op til at udvide vores række af tjenester, hvilket medfører et ekstra tillæg på cirka 5.000 kr. til omkostningsposten, udover den sædvanlige prisindeksering. Dette tillæg er til finansiering af yderligere services, som inkluderer sprøjtning af stier, trimning omkring lygtepæle, og beskæring af hække ved affaldsstationerne. Derudover fastholder vi i øvrigt de samme services som i det forløbne år.
Vedligeholdelse af vejen: For at forlænge levetiden for vejen og udskyde nødvendigheden af et nyt slidlag, har bestyrelsen igen i år allokeret midler til kontinuerlig vedligeholdelse, ligesom vi gjorde sidste år. I dette år har vi øremærket 9.000 kr., baseret på sidste års udgiftsniveau, specifikt til at dække omkostninger forbundet med udbedring af revner i vejen.
Opsparing til nyt slidlag:
Under sidste års generalforsamling præsenterede bestyrelsen et overblik over vores opsparing til et nyt slidlag på vejen via vores vejfond. Ved den stiftende generalforsamling i 2016 blev det vedtaget, at der skulle opspares til en vejfond med et bidrag på 600 kr årligt per medlem, startende fra det tidspunkt hvor foreningen var fuldt etableret og de fleste startomkostninger var overstået. Efter grundige overvejelser dengang og bestyrelsens senere evaluering, har vi valgt i år at allokerer præcis 600 kr per betalende medlem, svarende til en samlet sum af 20.000 kr. Dette beløb er det dobbelte af sidste års bidrag, som var omkring 10.000 kr.
Med en årlig opsparing på 20.000 kr vil vi have akkumuleret lidt over en halv million kr efter 21 år, hvilket vil finansiere en væsentlig del af udgifterne til et nyt slidlag. Det er imidlertid væsentligt at understrege, at fremtidige omkostninger til et nyt slidlag ikke kan forudsiges nøjagtigt, men et realistisk skøn i dagens priser anslår omkostningerne til omkring 1 million kr. Dette indikerer, at medlemmerne potentielt skal bidrage med ca. 15.000 kr hver fra egen lomme.
Forslag om kontingenthævning: For at dække de stigende omkostninger, er det nødvendigt at justere medlemskontingentet opad. Med målet om at opnå et årsresultat på cirka 0 kr, kræver det en forhøjelse af kontingentet fra 2.800 kr sidste år til 3.300 kr i dette år. Denne forhøjelse af kontingentet er afgørende for at kunne realisere det foreslåede budget, herunder opsparingen til vejfonden, som planlagt.
Disse emner vil blive gennemgået og drøftet på generalforsamlingen, og vi vil også gerne have input fra medlemmerne. Vi opfordrer alle medlemmer til at deltage aktivt i dialogen om budget og kontingent.
Kunne du tænke dig at deltage i bestyrelsesarbejdet?
Dagsordenens punkt 5 fokuserer på valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Vores bestyrelse består for øjeblikket af fem medlemmer: Anders Rønnebæk, Anders Vad-Nielsen, Jens Kallesøe Sørensen, Søren Hut og Søren Thestrup, som alle blev valgt forrige år for en periode på to år. Det betyder, at samtlige bestyrelsesmedlemmer er på valg i år. Alle undtagen Jens, der har besluttet ikke at fortsætte i bestyrelsen, genopstiller. Vi opfordrer til, at 1-2 nye kandidater melder sig til bestyrelsesarbejdet. Der er teoretisk set ingen øvre grænse for antallet af bestyrelsesmedlemmer, men ifølge vores vedtægter skal vi være mindst tre. Engagementsniveauet i bestyrelsesarbejdet kan i høj grad tilpasses den enkeltes kapacitet, og der forventes afholdt 2-4 møder årligt, afhængigt af behovet.
Kunne du tænke dig at påtage dig tillidshvervet som foreningens revisor?
Revisoren spiller en vigtig rolle i vores forening. Deres opgave er at gennemgå vores regnskab for at sikre, at det er i orden og opfylder alle krav. Revisoren vil undersøge, om der er eventuelle fejl i regnskabet og sikre, at det er revideret både talmæssigt og kritisk. De skal også sikre, at regnskabet er klar i god tid til at kunne udsende en ekstrakt med deres påtegning til alle medlemmerne samtidig med indkaldelsen til generalforsamlingen.
Revisoren skal også foretage mindst ét uanmeldt eftersyn for at kontrollere vores regnskabsføring og kassebeholdning. Dette er en vigtig opgave for at sikre, at vores økonomi er i orden og at vi kan stole på vores regnskab. Vi sætter stor pris på revisorens indsats og samarbejde for at sikre, at vores forening er sund og stabil.
Punkt 6 omhandler valg af revisor og revisorsuppleant. Sidste år var Claus Boisen og Anne Kempel henholdsvis revisor og revisorsuppleant. Hvis de ønsker at fortsætte, og der ikke er nogen nye kandidater, så fortsætter de. Hvis der derimod er nye kandidater, vil der blive valgt ny revisor og revisorsuppleant ved afstemning på generalforsamlingen.
Vi opfordrer alle, der kunne tænke sig at deltage i bestyrelsesarbejdet eller stille op som revisor eller revisorsuppleant, til at give besked til bestyrelsen inden generalforsamlingen, så vi kan forberede en afstemning, hvis det bliver aktuelt.
Fuldmagt: Sådan kan du give en anden person mulighed for at deltage i generalforsamlingen på dine vegne
Hvis du som medlem ikke har mulighed for at deltage i generalforsamlingen, har du mulighed for at afgive fuldmagt til en anden person til at stemme på dine vegne. Fuldmagten skal være skriftlig og underskrevet af dig og skal afleveres til den person, som du ønsker skal stemme på dine vegne.
Det er vigtigt at bemærke, at en person kun kan bære fuldmagt for to medlemmer, og at fuldmagten skal være specifik for den pågældende generalforsamling. Fuldmægtigen skal kunne dokumentere sin identitet ved fremmøde, og fuldmagten skal være afleveret til formanden inden generalforsamlingen starter.
Praktisk information
Vi opfordrer alle medlemmer til at tilkendegive deres deltagelse i generalforsamlingen ved at markere deltagelse på opslaget om generalforsamlingen på vores Facebook-gruppe, eller ved at sende en mail til bestyrelsen på bestyrelsen@odinsager.dk. Det er ikke påkrævet at tilmelde sig på forhånd, men det vil hjælpe os med at estimere antallet af deltagere.
Tak fordi I tager jer tid til at deltage i generalforsamlingen og give jeres input til foreningens arbejde. Vi ser frem til en spændende og produktiv aften.
Med venlig hilsen,
Bestyrelsen