Forfatter: Søren Thestrup

Indkaldelse til ordinær generalforsamling 21. marts 2024

Se referat fra generalforsamlingen her.

Kære alle grundejere i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding,

Vi indkalder hermed til den ordinære generalforsamling i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding, som afholdes d. 21. marts kl. 19:00-21:00 på Skoletorvet på Dalby Skole. Generalforsamlingen er en afgørende begivenhed, da den giver medlemmerne mulighed for at træffe vigtige beslutninger om foreningens fremtid og sikre, at den fortsat drives på en ansvarlig og fornuftig måde til gavn for alle medlemmer.

Dagsordenen for generalforsamlingen er følgende:

  1. Valg af dirigent, referent og to stemmetællere
  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år. Se beretningen her.
  3. Aflæggelse af regnskab, underskrevet af revisor og bestyrelsen
  4. Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent
  5. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
  6. Valg af revisor og revisorsuppleant
  7. Eventuelt

Materiale til punkt 3 vedrørende aflæggelse af regnskab

Til dette punkt kan vi oplyse, at revisor Claus Boisen har godkendt regnskabet. En PDF-fil med det godkendte regnskab er tilgængelig via følgende links:

Bestyrelsens beslutningsoplæg

Bestyrelsen har ingen beslutningsoplæg på dagsordenen i år.

Medlemmernes forslag

Vi opfordrer medlemmerne til at indsende forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, senest den 13. marts kl. 19:00, altså 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Forslagene kan sendes til bestyrelsens mailadresse: bestyrelsen@odinsager.dk. Dette følger vedtægternes krav om rettidigt indkomne forslag, og giver bestyrelsen tid til at forberede og inkludere forslagene på dagsordenen for generalforsamlingen. Vi vil gerne opfordre alle medlemmer til at benytte denne mulighed for at deltage aktivt i beslutningsprocessen for foreningen.

Forhold vedrørende budget og kontingent 

I forbindelse med punkt 5, hvor vi vedtager budget og fastsætter kontingent, har bestyrelsen forberedt et budget, som kan tilgås her. Vi vil bl.a. gerne informere om følgende forhold:

Grønne arealer: I bestyrelsen har vi besluttet at lægge op til at udvide vores række af tjenester, hvilket medfører et ekstra tillæg på cirka 5.000 kr. til omkostningsposten, udover den sædvanlige prisindeksering. Dette tillæg er til finansiering af yderligere services, som inkluderer sprøjtning af stier, trimning omkring lygtepæle, og beskæring af hække ved affaldsstationerne. Derudover fastholder vi i øvrigt de samme services som i det forløbne år.

Vedligeholdelse af vejen: For at forlænge levetiden for vejen og udskyde nødvendigheden af et nyt slidlag, har bestyrelsen igen i år allokeret midler til kontinuerlig vedligeholdelse, ligesom vi gjorde sidste år. I dette år har vi øremærket 9.000 kr., baseret på sidste års udgiftsniveau, specifikt til at dække omkostninger forbundet med udbedring af revner i vejen.

Opsparing til nyt slidlag: 

Under sidste års generalforsamling præsenterede bestyrelsen et overblik over vores opsparing til et nyt slidlag på vejen via vores vejfond. Ved den stiftende generalforsamling i 2016 blev det vedtaget, at der skulle opspares til en vejfond med et bidrag på 600 kr årligt per medlem, startende fra det tidspunkt hvor foreningen var fuldt etableret og de fleste startomkostninger var overstået. Efter grundige overvejelser dengang og bestyrelsens senere evaluering, har vi valgt i år at allokerer præcis 600 kr per betalende medlem, svarende til en samlet sum af 20.000 kr. Dette beløb er det dobbelte af sidste års bidrag, som var omkring 10.000 kr.

Med en årlig opsparing på 20.000 kr vil vi have akkumuleret lidt over en halv million kr efter 21 år, hvilket vil finansiere en væsentlig del af udgifterne til et nyt slidlag. Det er imidlertid væsentligt at understrege, at fremtidige omkostninger til et nyt slidlag ikke kan forudsiges nøjagtigt, men et realistisk skøn i dagens priser anslår omkostningerne til omkring 1 million kr. Dette indikerer, at medlemmerne potentielt skal bidrage med ca. 15.000 kr hver fra egen lomme.

Forslag om kontingenthævning: For at dække de stigende omkostninger, er det nødvendigt at justere medlemskontingentet opad. Med målet om at opnå et årsresultat på cirka 0 kr, kræver det en forhøjelse af kontingentet fra 2.800 kr sidste år til 3.300 kr i dette år. Denne forhøjelse af kontingentet er afgørende for at kunne realisere det foreslåede budget, herunder opsparingen til vejfonden, som planlagt.

Disse emner vil blive gennemgået og drøftet på generalforsamlingen, og vi vil også gerne have input fra medlemmerne. Vi opfordrer alle medlemmer til at deltage aktivt i dialogen om budget og kontingent.

Kunne du tænke dig at deltage i bestyrelsesarbejdet?

Dagsordenens punkt 5 fokuserer på valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Vores bestyrelse består for øjeblikket af fem medlemmer: Anders Rønnebæk, Anders Vad-Nielsen, Jens Kallesøe Sørensen, Søren Hut og Søren Thestrup, som alle blev valgt forrige år for en periode på to år. Det betyder, at samtlige bestyrelsesmedlemmer er på valg i år. Alle undtagen Jens, der har besluttet ikke at fortsætte i bestyrelsen, genopstiller. Vi opfordrer til, at 1-2 nye kandidater melder sig til bestyrelsesarbejdet. Der er teoretisk set ingen øvre grænse for antallet af bestyrelsesmedlemmer, men ifølge vores vedtægter skal vi være mindst tre. Engagementsniveauet i bestyrelsesarbejdet kan i høj grad tilpasses den enkeltes kapacitet, og der forventes afholdt 2-4 møder årligt, afhængigt af behovet.

Kunne du tænke dig at påtage dig tillidshvervet som foreningens revisor?

Revisoren spiller en vigtig rolle i vores forening. Deres opgave er at gennemgå vores regnskab for at sikre, at det er i orden og opfylder alle krav. Revisoren vil undersøge, om der er eventuelle fejl i regnskabet og sikre, at det er revideret både talmæssigt og kritisk. De skal også sikre, at regnskabet er klar i god tid til at kunne udsende en ekstrakt med deres påtegning til alle medlemmerne samtidig med indkaldelsen til generalforsamlingen.

Revisoren skal også foretage mindst ét uanmeldt eftersyn for at kontrollere vores regnskabsføring og kassebeholdning. Dette er en vigtig opgave for at sikre, at vores økonomi er i orden og at vi kan stole på vores regnskab. Vi sætter stor pris på revisorens indsats og samarbejde for at sikre, at vores forening er sund og stabil.

Punkt 6 omhandler valg af revisor og revisorsuppleant. Sidste år var Claus Boisen og Anne Kempel henholdsvis revisor og revisorsuppleant. Hvis de ønsker at fortsætte, og der ikke er nogen nye kandidater, så fortsætter de. Hvis der derimod er nye kandidater, vil der blive valgt ny revisor og revisorsuppleant ved afstemning på generalforsamlingen. 

Vi opfordrer alle, der kunne tænke sig at deltage i bestyrelsesarbejdet eller stille op som revisor eller revisorsuppleant, til at give besked til bestyrelsen inden generalforsamlingen, så vi kan forberede en afstemning, hvis det bliver aktuelt.

Fuldmagt: Sådan kan du give en anden person mulighed for at deltage i generalforsamlingen på dine vegne

Hvis du som medlem ikke har mulighed for at deltage i generalforsamlingen, har du mulighed for at afgive fuldmagt til en anden person til at stemme på dine vegne. Fuldmagten skal være skriftlig og underskrevet af dig og skal afleveres til den person, som du ønsker skal stemme på dine vegne.

Det er vigtigt at bemærke, at en person kun kan bære fuldmagt for to medlemmer, og at fuldmagten skal være specifik for den pågældende generalforsamling. Fuldmægtigen skal kunne dokumentere sin identitet ved fremmøde, og fuldmagten skal være afleveret til formanden inden generalforsamlingen starter.

Praktisk information

Vi opfordrer alle medlemmer til at tilkendegive deres deltagelse i generalforsamlingen ved at markere deltagelse på opslaget om generalforsamlingen på vores Facebook-gruppe, eller ved at sende en mail til bestyrelsen på bestyrelsen@odinsager.dk. Det er ikke påkrævet at tilmelde sig på forhånd, men det vil hjælpe os med at estimere antallet af deltagere.

Tak fordi I tager jer tid til at deltage i generalforsamlingen og give jeres input til foreningens arbejde. Vi ser frem til en spændende og produktiv aften.

Med venlig hilsen,

Bestyrelsen

Bestyrelsens årsberetning for sæson 2022

Efter generalforsamlingen sidste år trådte 5 nye medlemmer til bestyrelsen, da ingen medlemmer af den tidligere bestyrelse ønskede at fortsætte. Vi har afholdt 5 møder i løbet af året, og referaterne kan findes på hjemmesiden. Søren Thestrup blev konstitueret som formand, og Anders Rønnebæk som kasserer. Bestyrelsen fokuserede på at sikre en glidende overdragelse fra den tidligere bestyrelse og danne et overblik over bestyrelsesarbejdet, samtidig med at vi holdt foreningens omkostninger på et minimum på grund af et stramt budget. Desuden har de væsentlige opgaver i året været at indgå aftaler med nye leverandører af græsslåning samt vinterberedskab.

Foreningen har i øjeblikket 33 betalende medlemmer fra 34 grunde. Den sidste grund står fortsat ubebygget.

Herunder er en hurtig oversigt over de væsentlige emner fra året. Dernæst er der yderligere detaljer om nogle udvalgte emner. Til sidst opsummeres beretningen i konklusioner og fremtidsperspektiver.

Underskud og uforudsete udgifter i årsregnskabet 2022

Vi havde et underskud på 10.552 kr. i det forgangne år, til trods for vores bestræbelser på at spare og undlade at gennemføre et anlægsprojekt til en værdi af 30.000 kr. De primære årsager var en betydelig omkostning til hegnsbeskæring, der var overset i budgettet, og en uforudset udgift i forbindelse med vinterberedskab fra regnskabsåret 2021. Yderligere detaljer om årsagerne kan findes længere nede i beretningen.

Bestyrelsen vælger billigste tilbud på græsslåning, og udelader yderligere services for at spare på omkostninger

Efter at vores tidligere leverandør opsagde samarbejdet, har bestyrelsen valgt den billigste leverandør, Hans Have, til at slå græsset på de grønne områder. For at spare omkostninger udelades yderligere services, men bestyrelsen opfordrer medlemmerne til at deltage i vedligeholdelsen af de grønne områder på en fælles “Grøn Dag”. Alternativt vil grundejerforeningen skulle acceptere en større omkostning til vedligeholdelse af grønne områder. Læs flere detaljer længere nede i beretningen.

HedeDanmark er ny leverandør af vinterberedskab

Efter at vores tidligere leverandør opsagde samarbejdet, har bestyrelsen sammen med 4 andre lokale grundejerforeninger indgået en aftale med HedeDanmark om vinterberedskab. Trods enkelte udfordringer med snerydning af skolestien, er bestyrelsen tilfreds med samarbejdet og forventer at forny aftalen til næste vintersæson. Yderligere information kan læses længere nede i beretningen.

Oprensning af regnvandsbassin forventes gennemført i vinteren 2023/24

Oprensningen af regnvandsbassinet blev alligevel ikke til noget den forgangne sæson grundet manglende kommunalt budget. Det forventes nu at blive udført i vinteren 2023/24, og yderligere detaljer kan læses længere nede i beretningen.

Endelig afslutning på asfaltarbejdet omkring græs-øerne

I sommer blev der udført udbedring af asfalten omkring græs-øerne, hvor NCC fjernede gammel asfalt i en bredde på 60 cm og erstattede det med ny asfalt. Dette forventes at afslutte de seneste års arbejde med asfalt omkring ø’erne.

Beskærring af hegn blev foretaget som vanligt hvert tredje år

I sensommeren 2022 blev hegn mellem Odins Ager og Grundejerforeningen Goldbækparken beskåret, som det sker hvert tredje år, i et samarbejde med bestyrelsen i Grundejerforeningen Goldbæk.

MobilePay implementeret til kontingentbetaling med succes

Sidste år implementerede vi MobilePay som betalingsmetode for kontingent, som har været en succesfuld løsning idet mange af medlemmerne har benyttet den. Vi ønskede at lette betalingsprocessen og minimere antallet af påmindelser, og MobilePay har hjulpet med at opnå dette mål.

Opbevaring af foreningens telt og trailer er sikret for nu. Udlejning af teltet udebliver.

Vi har opbevaret foreningens trailer med telt hos Jens Thestrup, Søren Thestrups far, i Over Jerstal ved Vojens mod betaling i vin, men har ikke haft nogen udlejning i sæsonen. Bestyrelsen har ikke formuleret nogen lejevilkår eller praktisk information vedrørende udlejning, men vi vil tage dette med i overvejelserne fremadrettet, og eventuelt uddelegere opgaven til medlemmer uden for bestyrelsen.

Sikkerheden øges ved opsætning af sponsoreret redningskrans ved søen

Bestyrelsen har taget initiativ til at øge sikkerheden for områdets brugere ved at få sponsoreret en redningskrans af Trygfonden til at hænge ved søen. Redningskransen og stolpen er blevet modtaget og vil blive opstillet, muligvis på et kommende “Grøn Dag” arrangement.

Samarbejde mellem lokale grundejerforeninger om forebyggelse af tyveri

Sidste år var der en stigning i antallet af indbrud i vores lokalområde, hvilket øgede bekymringen blandt beboerne. Derfor mødtes formændene fra lokale grundejerforeninger for at diskutere tiltag til at forebygge tyverier, og Odins Ager var også repræsenteret. En af de succesfulde tiltag var at etablere en turnusordning for nattepatruljer, og vi vil gerne rette en stor tak til de medlemmer, der har påtaget sig mange nattevagter! Vi har også spredt budskabet om medlemskab af Nabohjælp, og det har været en succes med mange her på Odins Ager, der er blevet tilmeldt. 

Arbejde med vedtægter for vejfond på kommende generalforsamling

I løbet af 2022 har bestyrelsen diskuteret emner vedrørende vores vejfond, som blev etableret på den stiftende generalforsamling i 2016 med det formål at lette byrden på det enkelte medlem, når foreningen skal finde midler til at udlægge et nyt slidlag på vejen. Vi har i den forbindelse konstateret, at der ikke findes nogen detaljeret beskrivelse eller vedtægter for denne vejfond, og vi vil derfor arbejde på at fastsætte vedtægterne til endelig godkendelse på næste års generalforsamling.

Underskud og uforudsete udgifter i årsregnskabet 2022

Selvom vi gjorde en indsats for at spare penge i det forgangne år, endte vi alligevel med et underskud på 10.552 kr. Det er værd at bemærke, at vi ikke afholdt omkostningerne på 30.000 kr., som var afsat til projektet “etablering af en brugbar græsplæne med bøgepur til fodbold”. Hovedårsagen til vores underskud kan findes under posten “vedligeholdelse af fællesarealer”, hvor budgettet var på 55.000 kr. Af dette beløb var de 30.000 kr. afsat til fodboldprojektet, som vi ikke har gennemført. I stedet var vi nødt til at bruge pengene på at beskære hegnet mellem Odins Ager og Goldbæk, en omkostning på 33.619 kr., som desværre var blevet overset i budgettet for 2022. Vi ved, at denne omkostning opstår hvert tredje år og har derfor indarbejdet et beløb svarende til en tredjedel af omkostningen hvert år i det nye budget for 2023, så vi kan spare op til den betydelige omkostning, når den skal afholdes igen om to år.

Derudover havde vi en ekstra udgift på 10.500 kr. til vinterberedskab, som ikke var inkluderet i budgettet for 2022 og som dækkede december 2021. Det skal dog nævnes, at omkostningerne til vinterberedskab for december 2022 er inkluderet i regnskabet for 2022. Med andre ord betyder det, at vi i regnskabsåret 2022 havde ekstra omkostninger vedrørende december 2021, mens regnskabsåret 2023 kun vil have omkostninger, der vedrører dette år.

Bestyrelsen vælger billigste tilbud på græsslåning, og udelader yderligere services for at spare på omkostninger

På sidste års generalforsamling blev det meddelt, at Christiansfeld Multiservice ikke længere ville vedligeholde vores grønne områder, og derfor skulle vi finde en ny leverandør. I bestyrelsen diskuterede vi forventningerne til en ny leverandør og blev enige om at holde omkostningerne og servicen på et minimum for at overholde budgettet. Vi var opmærksomme på, at priserne fra vores tidligere leverandør var væsentligt billigere end, hvad vi kunne forvente af en ny leverandør.

Vi modtog to tilbud fra Hans Have og Søren Nørskov og valgte Hans Have, da vi vurderede, at han var den billigste og samtidig virkede som en ildsjæl, hvor vi kunne se potentiale for et godt samarbejde. For at holde omkostningerne nede, har Hans Have alene fået til opgave at slå vores græs, men ikke områderne foran de enkelte parceller. Vi har desuden udeladt services såsom klipning af hæk, sprøjtning, gødning, flisudlægning og vedligehold af stier.

Vi er tilfredse med Hans’ arbejde i den foregående sæson, og derfor har vi valgt at forny aftalen med ham for den kommende sæson. Aftalen indebærer 20 græsslåninger i alt, men kun 10 ved læhegnet, mellem den 1. april og den 15. oktober 2023. Hvis vi ønsker yderligere services som gødning eller ukrudtsbekæmpelse, skal dette tages op under budgetdrøftelserne, da der ikke er afsat midler til disse ydelser i øjeblikket.

Vedligeholdelsen af andre grønne områder, såsom hække ved affaldsstationerne og flisudlægning, anbefaler bestyrelsen, at vi selv tager os af på en fælles “Grøn Dag”. Vi vil diskutere dette i detaljer senere på mødet, og vi opfordrer medlemmerne til at deltage aktivt og hjælpe til med at vedligeholde vores grønne områder.

HedeDanmark er ny leverandør af vinterberedskab

Da Hoppes Anlæg opsagde samarbejdet med os som leverandør af vinterberedskab, var bestyrelsen nødt til at finde en ny leverandør før den igangværende vintersæson. Derfor samarbejdede repræsentanter fra flere lokale grundejerforeninger, herunder Thors Ager, Frejas Ager, Goldbækparken og Idylvænget, med Odins Ager for at afdække markedet og indhente tilbud fra fem potentielle leverandører, med henblik på at indgå en samlet aftale i alle grundejerforeningerne med en fælles leverandør for at opnå bedre priser og effektivitet.

Efter en grundig vurdering besluttede repræsentanterne sig for at anbefale at indgå en aftale med HedeDanmark, som blev vurderet til at være den bedste og mest omkostningseffektive løsning for alle de involverede foreninger. Bestyrelsen besluttede herefter at acceptere tilbuddet. Aftalen med HedeDanmark kunne indgås med en variabel eller en fast-pris model, og bestyrelsen besluttede at indgå en variabel prismodel, idet det på den lange bane formodes at være billigst. Grundejerforeningen betaler for hver udkørsel og et månedligt gebyr i vintermånederne, og prisen er samlet set ikke meget dyrere end i aftalen med den tidligere leverandør.

Det kan også oplyses, at vi nu selv er ansvarlige for snerydning og saltning af skolestien mellem Goldbæk Parken og Frejas Ager, mens kommunen fortsat rydder stien ved Goldbækparken. Forskellen skyldes, at stien ved Goldbækparken er kommunens grund, mens stien på Odins Ager faktisk er grundejerforeningens egen.

Bestyrelsen er tilfreds med den aftale, der er indgået med HedeDanmark, og kommunikationen med dem har været god, selvom der har været enkelte tilfælde, hvor stien ikke er blevet ryddet eller saltet tilfredsstillende. På nuværende tidspunkt forventes det, at aftalen med HedeDanmark vil blive fornyet til næste vintersæson. Bestyrelsen vil dog fortsat være opmærksom på vinterberedskabet og løbende evaluere aftalen.

Oprensning af regnvandsbassin forventes gennemført i vinteren 2023/24

Regnvandsbassinet i grundejerforeningen ser uvedligeholdt ud med et synligt rør, som ikke er tildækket, selvom bassinet skal se naturligt ud. Blue Kolding er ansvarlig for drift og oprensning, mens grundejerforeningen kan stå for daglig vedligeholdelse. Det var forventet at Blue Kolding kunne sikre en oprensning og pyntning af røret ved bassinet i november og december sidste år. I november 2022 oplyser Blue Kolding desværre, at stigende energipriser har gjort, at de ikke har budget til dette alligevel. 

Et nyt kommunalt budget for 2023 inkluderer oprensning af grundejerforeningens bassin. Arbejdet med oprensning forventes at pågå i løbet af vinteren 2023/24, hvis myndighedernes godkendelse finder sted. Blue Kolding forventer ikke nogen udfordringer med godkendelsen. Ansøgningen behandles i løbet af sommeren.

Konklusion og fremtidsperspektiver

Bestyrelsens årsberetning viser et travlt og udfordrende år med mange opgaver og uforudsete udgifter. Vi har formået at tackle disse udfordringer, samtidig med at vi har holdt foreningens omkostninger på et minimum. Vi har haft et godt samarbejde med vores nye leverandører af græsslåning og vinterberedskab, og vi er tilfredse med deres arbejde i den forgangne sæson. Selvom vi har haft et underskud i årsregnskabet, har vi indarbejdet en løsning for at undgå dette i fremtiden.

Vi ser frem til den kommende sæson, og vi vil fortsat arbejde for at sikre et godt og trygt miljø i Odins Ager. Vi vil arbejde på at fastsætte vedtægterne for vores vejfond og fortsætte samarbejdet med andre lokale grundejerforeninger.

Til sidst vil vi gerne takke alle medlemmerne for deres støtte og samarbejde i det forgangne år og ønske alle en god kommende sæson på Odins Ager.

Med venlig hilsen,

Bestyrelsen i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding

Indkaldelse til ordinær generalforsamling 16. marts 2023

Se referat fra generalforsamlingen her. Se tilrettet godkendt budget her.

Denne indkaldelse findes også som PDF og kan tilgås her.

Kære alle grundejere i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding,

Vi indkalder hermed til den ordinære generalforsamling i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding, som afholdes d. 16. marts kl. 19:00-21:00 på Skoletorvet på Dalby Skole. Generalforsamlingen er en afgørende begivenhed, da den giver medlemmerne mulighed for at træffe vigtige beslutninger om foreningens fremtid og sikre, at den fortsat drives på en ansvarlig og fornuftig måde til gavn for alle medlemmer.

Dagsordenen for generalforsamlingen er følgende:

  1. Valg af dirigent, referent og to stemmetællere
  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år – link til årsberetningen
  3. Aflæggelse af regnskab, underskrevet af revisor og bestyrelsen
  4. Beslutning om afholdelse af årlig “Grøn Dag” til vedligeholdelse af fælles arealer.
  5. Beslutning om fornuftig forvaltning af foreningens reserver
  6. Beslutning om disponering af ubrugte midler fra Bydelspuljen
  7. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne
  8. Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent
  9. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
  10. Valg af revisor og revisorsuppleant
  11. Eventuelt

Materiale til punkt 3 vedrørende aflæggelse af regnskab

Til dette punkt kan vi oplyse, at revisorsuppleant Anne Kempel fra Odins Ager 9 har godkendt regnskabet. En PDF-fil med det godkendte regnskab er tilgængelig via et link, som kan findes her. 

I løbet af året har bestyrelsen afholdt i alt fem bestyrelsesmøder, og referater fra disse møder er samlet i en PDF-fil. Denne fil kan findes via et andet link, som kan tilgås her.

Bestyrelsen kommer med tre beslutningsoplæg

Beslutningsoplæggene til punkt 4, 5 og 6 omhandler tre forskellige forslag fra bestyrelsen. Punkt 4 omhandler forslaget om at afholde en årlig “Grøn Dag” i april eller maj for at vedligeholde vores fælles arealer. Punkt 5 omhandler forslaget om at investere en del af foreningens likvide reserver i næsten risikofrie værdipapirer for at generere ekstra indtægter på en fornuftig og ansvarlig måde. Punkt 6 omhandler forslaget om at udnytte de ubrugte midler fra Bydelspuljen til at etablere en bøgehæk på det grønne område og forhindre boldene i at trille ned ad vejen. Beslutningsoplæggene vil blive gennemgået enkeltvist og diskuteret detaljeret på generalforsamlingen, og en endelig afstemning vil blive foretaget.

Beslutningsoplæg til punkt 4 om “Grøn Dag”

Bestyrelsen foreslår at afholde en årlig “Grøn Dag” i april eller maj, hvor vi samles for at vedligeholde vores fælles arealer. På dagen forventes det, at vi klipper hække, fjerner ukrudt, samler affald, plejer affaldsstationerne, beskærer krat omkring søen samt udfører andre forefaldende opgaver. Der er afsat 1.000 kr i budgettet til at dække udgifterne til diverse redskaber og forplejning såsom pølser til grillen, drikkevarer og snacks. Vi mener, at en Grøn Dag vil styrke vores fællesskab og samtidig vedligeholde vores område, og vi opfordrer alle medlemmer til at deltage aktivt. Dagen vil give os en mulighed for at lære hinanden bedre at kende og samtidig gøre en indsats for at holde vores fælles områder pæne og velplejede.

Beslutningsoplæg til punkt 5 om “forvaltning af reserver”‘

Grundejerforeningen har for tiden mere end 160.000 kr i likvide reserver på bankkontoen, som ikke genererer nogen indtægter. Derfor foreslår bestyrelsen at varetage en fornuftig forvaltning af disse ved at investere en del af dem i næsten risikofrie værdipapirer. Forslaget er at give bestyrelsen bemyndigelse til at investere en del af indeståendet i værdipapirer med en løbetid på omkring 1 år, under hensyn til at der fortsat står penge på bankkontoen til at dække de løbende udgifter.

Et eksempel på en konkret investering kunne være at investere 125.000 kr i en 1% realkreditobligation med udløb 1. april 2024. Obligationen giver en effektiv rente på ca. 3% efter omkostninger, hvilket vil give et nettooverskud på ca. 3.750 kr.  Vi vil dog gerne understrege, at dette er blot et eksempel, og at bestyrelsen vil undersøge flere muligheder for investering af midlerne.

Det er vigtigt at understrege, at enhver investering indebærer en vis risiko. For at sikre foreningens økonomi vil bestyrelsen derfor kun investere i næsten risikofrie værdipapirer med en kort løbetid og tilstrækkeligt sikkerhed for at bevare den oprindelige investering. Vi vil også gerne påpege, at dette forslag er i overensstemmelse med foreningens vedtægter og relevante love og regler for investeringer. Vi mener, at dette forslag kan give os mulighed for at generere ekstra indtægter på en fornuftig og ansvarlig måde.

Beslutningsoplæg til punkt 6 om “disponering af ubrugte midler fra Bydelspuljen”

10.000 kr var oprindeligt søgt til et større projekt, “Etablering af brugbar græsplæne med bøgepur til fodbold i Odins Ager, Dalby, Kolding”, med henblik på at forbedre et eksisterende grønt område ved at jævne og forbedre plænen samt plante bøgepur for at forhindre, at boldene ryger ud på vejen eller ned ad bakken under fodboldspil. Projektet krævede en større egenbetaling fra foreningens kasse, men blev udsat adskillige gange og var i 2022 ikke økonomisk muligt at gennemføre.

Dette forslag anbefaler, at foreningen igangsætter en nedskaleret udgave af projektet og udnytter de 10.000 kr, som blev tildelt af kommunen. Bestyrelsen foreslår, at foreningen etablerer en bøgehæk på det grønne område, som grænser ned mod bakken, for at forhindre boldene i at trille ned ad vejen. Dette projekt kræver imidlertid støtte og samarbejde fra medlemmerne, og det kan evt. gennemføres i forbindelse med en Grøn Dag, som er foreslået under punkt 4.

Kommunen har allerede godkendt en nedskaleret version af projektet og kræver blot et billede af det færdige arbejde efter gennemførelsen. Alternativet er at returnere de 10.000 kr til kommunen. Vi opfordrer til at overveje denne mulighed for at forbedre vores grønne område og skabe en mere sikker boldspiloplevelse for børnene.

Medlemmernes forslag

Vi opfordrer medlemmerne til at indsende forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, senest den 8. marts kl. 19:00, altså 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Forslagene kan sendes til bestyrelsens mailadresse: bestyrelsen@odinsager.dk. Dette følger vedtægternes krav om rettidigt indkomne forslag, og giver bestyrelsen tid til at forberede og inkludere forslagene på dagsordenen for generalforsamlingen. Vi vil gerne opfordre alle medlemmer til at benytte denne mulighed for at deltage aktivt i beslutningsprocessen for foreningen.

Forhold vedrørende budget og kontingent 

I forbindelse med punkt 6, hvor vi vedtager budget og fastsætter kontingent, har bestyrelsen forberedt et budget, som kan tilgås her. Vi vil bl.a. gerne informere om følgende forhold:

Vedligeholdelse af vejen: For at udskyde behovet for et nyt slidlag så længe som muligt, har bestyrelsen oprettet en ny budgetpost til den løbende vedligeholdelse af vejen. I år har vi afsat 7.000 kr baseret på indhentede tilbud, som dækker lapning af revner.

Udgifter vedrørende telt: Vi har også oprettet en ny budgetpost til den løbende drift og vedligeholdelse af teltet. Vi har afsat 2.000 kr, som dækker udgifter relateret til vedligeholdelse af teltet, opbevaring af teltet samt trailerens ejerafgift og forsikring.

Opsparing til nyt slidlag: Bestyrelsen ønsker at give et overblik over vores opsparring til nyt slidlag på vejen gennem vores vejfond. På den stiftende generalforsamling tilbage i 2016 blev det besluttet, at vi skulle spare op til en vejfond svarende til 600 kr per medlem per år, den dag foreningen var endeligt etableret og ovre de fleste opstarts-udgifter. Med dette års budget har vi valgt at sænke niveauet til omkring 500 kr, men det er vigtigt at drøfte forventningerne til egenbetalingen nu, 7 år senere, da det vil have betydning for fastsættelsen af kontingentet.

Vi har beregnet, at hvis vi fremover opsparer 17.000 kr om året, vil vi have sparet 458.000 kr op om 22 år, hvilket vil dække udgifterne til et nyt slidlag. Det er dog vigtigt at påpege, at vi på nuværende tidspunkt ikke kan forudsige prisen på et nyt slidlag, men et realistisk bud i nutidspriser ligger på omkring 1 mio. kr. Dette betyder, at medlemmerne vil skulle betale knap 16.000 kr af egen lomme. Vi ønsker en diskussion om, hvorvidt dette er en realistisk og bæredygtig plan for at sikre vores vej i fremtiden.

En anden vinkel på diskussionen er, at med større opsparring vil foreningen over tid akkumulere en større mængde penge, og derfor hænger denne diskussion også sammen med drøftelsen af forvaltningen af foreningens reserver, som er lagt op til en diskussion under punkt 5.

Forslag om kontingenthævning: Efter seks år uden ændringer, på trods af indeksering og stigende omkostninger generelt set, vil bestyrelsen foreslå at hæve kontingentet med 300 kr til 2.800 kr. Det øgede kontingent vil desuden være en forudsætning for at understøtte det foreslåede budget og herunder den opsparringen til vejfonden, som der lægges op til. 

Disse emner vil blive gennemgået og drøftet på generalforsamlingen, og vi vil også gerne have input fra medlemmerne. Vi opfordrer alle medlemmer til at deltage aktivt i dialogen om budget og kontingent.

Kunne du tænke dig at deltage i bestyrelsesarbejdet?

Punkt 9 på dagsordenen omhandler valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter. Bestyrelsen består i øjeblikket af fem medlemmer: Anders Rønnebæk, Anders Vad-Nielsen, Jens Kallesøe Sørensen, Søren Hut og Søren Thestrup, som alle blev valgt sidste år for en 2-årig periode. Vi vil meget gerne have 1-2 nye medlemmer med i bestyrelsen, og der er i praksis ikke nogen begrænsning på antallet af bestyrelsesmedlemmer, men vedtægterne siger, at vi minimum skal være 3. Arbejdsbyrden kan man selv have indflydelse på, og der forventes at være 4-6 bestyrelsesmøder årligt, alt efter behov.

Kunne du tænke dig at påtage dig tillidshvervet som foreningens revisor?

Revisoren spiller en vigtig rolle i vores forening. Deres opgave er at gennemgå vores regnskab for at sikre, at det er i orden og opfylder alle krav. Revisoren vil undersøge, om der er eventuelle fejl i regnskabet og sikre, at det er revideret både talmæssigt og kritisk. De skal også sikre, at regnskabet er klar i god tid til at kunne udsende en ekstrakt med deres påtegning til alle medlemmerne samtidig med indkaldelsen til generalforsamlingen.

Revisoren skal også foretage mindst ét uanmeldt eftersyn for at kontrollere vores regnskabsføring og kassebeholdning. Dette er en vigtig opgave for at sikre, at vores økonomi er i orden og at vi kan stole på vores regnskab. Vi sætter stor pris på revisorens indsats og samarbejde for at sikre, at vores forening er sund og stabil.

Punkt 10 omhandler valg af revisor og revisorsuppleant. Sidste år var Claus Boisen og Anne Kempel henholdsvis revisor og revisorsuppleant. Hvis de ønsker at fortsætte, og der ikke er nogen nye kandidater, så fortsætter de. Hvis der derimod er nye kandidater, vil der blive valgt ny revisor og revisorsuppleant ved afstemning på generalforsamlingen. 

Vi opfordrer alle, der kunne tænke sig at deltage i bestyrelsesarbejdet eller stille op som revisor eller revisorsuppleant, til at give besked til bestyrelsen inden generalforsamlingen, så vi kan forberede en afstemning, hvis det bliver aktuelt.

Fuldmagt: Sådan kan du give en anden person mulighed for at deltage i generalforsamlingen på dine vegne

Hvis du som medlem ikke har mulighed for at deltage i generalforsamlingen, har du mulighed for at afgive fuldmagt til en anden person til at stemme på dine vegne. Fuldmagten skal være skriftlig og underskrevet af dig og skal afleveres til den person, som du ønsker skal stemme på dine vegne.

Det er vigtigt at bemærke, at en person kun kan bære fuldmagt for to medlemmer, og at fuldmagten skal være specifik for den pågældende generalforsamling. Fuldmægtigen skal kunne dokumentere sin identitet ved fremmøde, og fuldmagten skal være afleveret til formanden inden generalforsamlingen starter.

Praktisk information

Vi opfordrer alle medlemmer til at tilkendegive deres deltagelse i generalforsamlingen ved at markere deltagelse på opslaget om generalforsamlingen på vores Facebook-gruppe, eller ved at sende en mail til bestyrelsen på bestyrelsen@odinsager.dk. Det er ikke påkrævet at tilmelde sig på forhånd, men det vil hjælpe os med at estimere antallet af deltagere.

For at gøre generalforsamlingen mere hyggelig, vil vi bede om, at de deltagende medlemmer overvejer at medbringe en snack, kage, eller en kande kaffe eller vand til fælles deling. Vi opfordrer alle til at koordinere dette på vores Facebook-gruppe, hvor du kan se, hvad andre medlemmer har tænkt sig at tage med. Dette vil hjælpe os med at undgå overlap og sørge for, at alle kan nyde lidt lækkert under generalforsamlingen.

Tak fordi I tager jer tid til at deltage i generalforsamlingen og give jeres input til foreningens arbejde. Vi ser frem til en spændende og produktiv aften.

Med venlig hilsen,

Bestyrelsen

Referat fra generalforsamling 2020

Kære medlemmer,

Hermed deles referatet fra årets generalforsamling, som i vanlig stil blev afholdt på Skoletorvet på Dalby Skole. Mødet blev afholdt d. 10. marts 2020 kl. 18:30.

Godkendelse af referatet er i proces. Hvis nogen har indvendinger eller kommentarer, så sig til.

Læs mere Referat fra generalforsamling 2020

Generelforsamling d. 10. marts 2020

Der afholdes ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Odins Ager Kolding torsdag d. 10. marts 2020 kl. 18:30 (kun for medlemmer) på Skoletorvet (Dalby Skole, Dalbyvej 97, 6000 Kolding). Vi håber at mange har tid og lyst til at møde op. Se nedenstående links til dagsorden og bilag.

Meddel venligst om du/I deltager via denne Facebook begivenhed.

Med venlig hilsen bestyrelsen